Videoconferenza: le nuove riunioni a portata di un click

Un nuovo modo di organizzare meeting, risparmiando tempo e denaro senza comprometterne l’efficienza:
non è utopia, è videoconferenza

  • Audio e videoconferenza

Vi ricordate le prime videochiamate? Bastava un cellulare di quella che era l’ultima generazione, una webcam frontale, una discreta connessione e nel giro di qualche minuto era possibile parlare con gli amici conosciuti in vacanza o con la nonna che iniziava a prendere confidenza con la tecnologia. Certo, la qualità della comunicazione non era delle migliori dato che il “freeze” dell’immagine costituiva la normalità, le voci non erano del tutto sincronizzate con il video e il più delle volte la connessione si interrompeva… ma era quanto bastava per sentirci parte della vita di chi stava al di là dello schermo, ascoltando e vendendone la quotidianità.

Forse nelle comunicazioni private questo poteva bastare, ma di certo non poteva esser presa in considerazione l’idea di utilizzare una videochiamata per condividere file e documenti, chiudere un’importante trattativa con dei clienti all’estero o collaborare con un team di colleghi che lavora da casa. Per questo c’era l’auto, la prenotazione di una sala riunioni, la trasferta… e così una riunione della durata effettiva di 40 minuti, nel migliore dei casi, finiva per impegnare mezza giornata.

Fortunatamente la tecnologia ci è venuta incontro e con i sistemi di videoconferenza, che a differenza di una tradizionale videochiamata permettono di coinvolgere più di due persone e lo scambio di dati, ora è possibile effettuare le stesse riunioni e raggiungere i medesimi risultati di una riunione fisica (se non migliori) senza perdere tempo e denaro.

Perché le aziende stanno passando alle riunioni “virtuali”?

Favorito dal quello che è il nuovo contesto sociale, dalla digitalizzazione dei processi aziendali e dallo smart working, non c’è da stupirsi se l’utilizzo dei sistemi di videoconferenza risulti in aumento dal 2014 ad oggi, tanto che nel giro dei prossimi due anni è prevista un’ulteriore crescita che si aggira intorno al 4,1%. Crescita spinta in primis dall’effettivo risparmio (circa un 30%) in termini di tempo e denaro che la videoconferenza può portare alle aziende dovuto all’azzeramento degli spostamenti dei dipendenti. Questo significa nessun costo legato ai mezzi di trasporto, alle spese accessorie di trasferta e al tempo impiegato per effettuare il tragitto… senza considerare i benefici legati all’impatto ambientale.

Sebbene la motivazione principale che spinge le aziende a favorire le riunioni virtuali a scapito di quelle fisiche sia il notevole risparmio in termini di costi, non è da sottovalutare il fattore “user experience”.

Videoconferenza: una tecnologia a portata di tutti

Un errore che accomuna non poche aziende è quello di pensare che un sistema di videoconferenza richieda strumenti e applicazioni complesse e quindi difficilmente adattabili a tutti i contesti aziendali. Niente di più lontano da ciò! Infatti, per iniziare una videoconferenza in qualunque momento e da qualsiasi luogo, basta avere a disposizione un device connesso (fisso o mobile a seconda delle esigenze) e una buona connettività che permetta sia la ricezione audio/video che lo scambio di dati.

Miglior esperienza utente, maggior efficienza del capitale umano

Molte aziende purtroppo sono ancora titubanti circa i risultati che si possono trarre dalle riunioni virtuali: tra le principali paure ci sono quelle del mancato coinvolgimento dell’utente dall’altra parte dello schermo e della perdita della qualità di una riunione.

Secondo un’indagine condotta da Forbes, invece, la videoconferenza migliorerebbe la qualità della comunicazione tra gli interlocutori rispetto ad una normale telefonata oppure ad uno scambio di mail e chat. Questi sistemi, seppur siano i più utilizzati nelle relazioni commerciali, infatti non permettono di cogliere ciò che va oltre le parole, come ad esempio la gestualità o le espressioni facciali. Grazie al sistema di audio e video conferenza è possibile, invece, avere una comunicazione a 360 gradi che migliora l’engagement degli utenti e favorisce attenzione, interazione e collaborazione tra i partecipanti (proprio come accade nelle riunioni fisiche).

Una comunicazione più efficace, che abbraccia ogni aspetto dello scambio verbale e gestuale di una riunione, si traduce in un miglioramento della qualità e dell’efficienza della riunione stessa: incontri più brevi, processi decisionali più rapidi, rafforzamento della relazione tra i partecipanti, possibilità di effettuare una riunione ovunque ci si trovi e quindi abilitazione dello smart working.

Questi sono solo alcuni aspetti del circolo virtuoso dei sistemi di videoconferenza: cosa aspetti a scoprire qual è il più adatto alle tue esigenze?

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